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Guter Content braucht Zeit: 5 Tipps & Tools für Zeitmanagement im Marketing

„Keine Zeit für Content“ – für jeden zweiten B2B-Marketer ist das die größte Herausforderung im Content Marketing. Gleichzeitig setzen immer mehr Unternehmen auf Content Marketing. Wir wollen im Folgenden einige Anregungen für ein Zeitmanagement geben, das die notwendigen Freiräume für Content im Tagesgeschäft schafft.

In einem früheren Blogartikel sind wir der Frage nachgegangen, warum B2B-Marketing eine Content-Kultur braucht und haben festgestellt:

Wenn Sie mit Content Marketing echte Erfolge erzielen wollen, müssen Sie sich dem Thema mit ganzem Herzen widmen und Schritte gehen, die Strukturen, Methoden und damit auch die Kultur Ihres Unternehmens verändern. Sie müssen „Content leben“.

Doch das funktioniert im Tagesgeschäft nicht mal eben „nebenbei“. Content Marketing braucht Zeit. Und die hat man bekanntlich nicht, sondern man muss sie sich nehmen. Eine Erkenntnis, die sich in Unternehmen jedoch kaum durchsetzt: Befragt nach den größten Hürden im Content Marketing, gibt jeder zweite Marketer an, zu wenig Zeit für das Erstellen von Content zu haben. Wobei das Schreiben von Texten zu den zeitaufwändigsten Aktivitäten gezählt wird.

Manage your time as carefully as you would manage your money.”Roger C. Parker

Man geht davon aus, dass nur etwa 60 % eines normalen Arbeitstages als produktive Arbeitszeit zur Verfügung steht. Der Rest fällt Zeitdieben wie E-Mails, Anrufen, Meetings oder sozialen Medien zum Opfer. Umso wichtiger ist es, „Quality Time“ für Content zu schaffen und zwar für alle Mitarbeiter, die mit der Planung, Erstellung und Verbreitung von Inhalten beteiligt sind.

Ausführlich auf das Thema Zeitmanagement einzugehen, würde den Rahmen dieses Artikels sprengen. Daher wollen wir uns hier auf fünf einfache Regeln für Ihr Zeitmanagement beschränken:

1. Aktivitäten planen

Eine gute Planung ist der halbe Job, auch wenn es im Tagesgeschäft eine echte Herausforderung ist, Aktivitäten mit ausreichendem zeitlichen Vorlauf zu planen. Denn auch Planung braucht Zeit und entsprechende kreative Freiräume. Allerdings ist Planung das beste Mittel gegen Reibung und Frust im Team und schafft die Grundlage für effiziente Workflows im Content Marketing. Und durch eine fortlaufende Planung stellen Sie sicher, dass Ihre Aktivitäten an Ihren Businesszielen (Was wollen Sie wo erreichen?) und Zielgruppen (Wen wollen Sie erreichen?) ausgerichtet sind. Das spart Zeit und Geld, weil Sie Streuverluste so deutlich verringern.

2. Zeit budgetieren

Die große Herausforderung im Zeitmanagement ist es, die Zeit für das Tagesgeschäft mit der Zeit für Content in einer ausgewogenen Balance zu halten. Zumal es kaum möglich ist, die nötige Muße zum Schreiben oder Gestalten von Inhalten zeitlich exakt zu planen. Wenn Sie sich vornehmen, an einem Nachmittag zwei Stunden zu schreiben, ohne dass Sie in der kreativen Stimmung dazu sind, wird diese Zeit alles andere als produktiv sein. Es lohnt sich also, Zeiten für Content zu budgetieren, sodass Sie sie bei Bedarf, also wenn es sich lohnt zu schreiben, von einer Art persönlichem Zeitkonto „abbuchen“ können. Damit die Konten „Tagesgeschäft“ und „Content“ nicht ungleichmäßig belastet werden, sollten Sie Ihre Zeiten erfassen und regelmäßig auswerten. Das unten genannte Tool hilft dabei.

3. Freiräume schaffen

Freiräume für das Schreiben von Texten oder das Erstellen von Grafiken zu schaffen, bedeutet in der Praxis, sich gezielt vor Zeitdieben in Ihrer Umgebung zu schützen: E-Mails, Anrufe, Meetings und soziale Medien. Einige Studien kommen zu dem Ergebnis, dass allein das Bearbeiten von E-Mails 28 % unserer täglichen Arbeitszeit raubt. Tim Ferris, Autor des legendären Buches „4 Hour Work Week“, empfiehlt daher, das E-Mail-Postfach nur zweimal am Tag zu checken. Für viele dürfte das mit körperlichen Schmerzen verbunden sein. Ähnlich verhält es sich mit Telefonanrufen, die in der Regel dringend, aber selten wichtig sind. Hier lohnt es sich, Anrufe öfter mal auf die Mailbox umzuleiten.

4. Nein sagen

Der Harvard Business Manager titelte zu Recht „Im Ignorieren liegt die Kraft“. Das gilt auch für Content-Schaffende, die das knappe Gut Zeit täglich gegen vielfältige Störungen und „Notfälle“ im Unternehmen verteidigen müssen. Wenn Sie sich die Zeit dafür genommen haben, einen Blogartikel zu schreiben, dann müssen Sie andere Aufgaben aktiv ignorieren und zu Menschen, die etwas von Ihnen wollen, „Nein“ sagen. Das fällt den meisten Menschen schwer, aber nur so können Sie zeitliche Freiräume, die sie geschaffen haben, auch effektiv für Ihr Content Marketing nutzen.

5. Automatisieren

Es gibt vieles, was man im Marketing automatisieren kann. Allerdings gilt besonders im Content Marketing: Weniger ist mehr, denn ein Marketing, dass vertrauenswürdig und nutzwertig sein will, braucht eine persönliche Note. Automatisieren Sie also nur dort, wo es Sinn macht und das Nutzererlebnis wirklich verbessert. Zum Beispiel, um Content in ihrem Blog optimal wiederzuverwerten oder per E-Mail-Newsletter zu promoten. Achten Sie aber bitte darauf, Ihre Leser nicht mit Automatisierung zu belästigen, wie wir das in einem Gastbeitrag auf toushenne.de beschrieben haben.

Tools für das Zeitmanagement im Content Marketing

Neben diesen fünf einfachen Regeln können auch Software-Tools dabei helfen, Zeit produktiver zu nutzen. Einige, die wir selber nutzen, wollen wir hier kurz vorstellen.

  • Themen und Formate planen
    Ein Themenplan hilft Ihnen dabei, den Überblick darüber zu behalten, welcher Content wann in welcher Form und in welchen Medien publiziert werden soll. Wir stellen Ihnen hier eine Themenplan-Vorlage auf Excel-Basis zur Verfügung, die Sie Ihren eigenen Bedürfnissen leicht anpassen können.
  • Content-Distribution planen
    Content-Mapping bietet die Möglichkeit, einen Inhalt für verschiedene Zielgruppen und für verschiedene Phasen im Kaufprozess aufzubereiten und auf unterschiedlichen Kommunikationskanälen zu unterschiedlichen Zeiten zu veröffentlichen. Dazu verwenden Sie am besten eine einfache Vorlage für Ihre Content-Map.
  • Auf Zielkunden fokussieren
    Um zeitraubende Streuverluste in Ihrer Zielkundenansprache zu verringern, sollten Sie im Rahmen Ihrer Planung genau festlegen, wen Sie erreichen wollen. Dabei hilft Ihnen das Konzept der so genannten Buyer Persona, bei dem Sie wesentliche Eigenschaften eines typischen Wunschkunden definieren.
  • Arbeitszeiten erfassen und analysieren
    Toggl ist eine sehr simple Lösung, die eine flexible Zeiterfassung für einzelne Projekte ermöglicht. Der Nutzer kann neue Aufgaben mit nur einem Klick anlegen und die Stoppuhr starten, um Arbeitszeiten zu erfassen. Diese werden in der Cloud gespeichert und lassen sich jederzeit auswerten.
  • Blog-Content per E-Mail-Newsletter promoten
    Texte für Ihren Unternehmens-Blog zu schreiben und zu veröffentlichen ist zeitaufwändig. Da hilft es, wenn Sie einen Teil der Content-Promotion automatisieren können. Etwa, indem Sie neue Blogbeiträge mit einem CMS-Plugin per E-Mail an Ihre Leser kommunizieren, ohne manuell aktiv werden zu müssen. Wir nutzen hierfür das kostenlose WordPress-Plugin MailPoet.
  • E-Mail intelligent managen
    Nicht nur der Autor Tim Ferris hat die E-Mail zu seinem persönlichen Feind erklärt. Er gibt in seinem Blog hilfreiche Tipps, wie man sich vor der täglichen E-Mail-Flut schützen kann. So kann man zum Beispiel einen E-Mail Auto-Responder einrichten, um E-Mails nur zweimal am Tag zu checken, ohne dabei Kunden und Mitarbeiter zu irritieren.

Die Liste von Tools ließe sich beliebig fortsetzen. Eine konkrete Empfehlung auszusprechen, ist da weder einfach noch sinnvoll. Was Ihnen wirklich weiterhilft, hängt von ihrer individuellen Arbeitsweise ab. Wir empfehlen daher, dass Sie Ihr Tagesgeschäft selbst kritisch auf Zeitpotenziale hin analysieren und sich auf die Suche nach geeigneten Tools machen, die helfen, diese Potentiale zu nutzen.

Fazit

Content braucht Zeit. Diese hat man nicht, sondern muss man sich nehmen. Einfache Maßnahmen können kreative Freiräume für Content schaffen: Dazu gehören die Planung von Aktivitäten, die Budgetierung von Zeit im Tagesgeschäft, die Automatisierung von Abläufen aber auch einfache Verhaltensänderungen, zum Beispiel indem man häufiger mal „Nein“ sagt. All dies sind Teile einer Content-Kultur, die es Schritt für Schritt zu etabliert gilt, wenn Content Marketing den Stellenwert im Unternehmen bekommen soll, den es braucht, um erfolgreich zu sein.

Dieser Artikel ist ein Beitrag zur Blogparade „Top-Online-Tools“ von Zielbar.

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